O controle de atividades de projetos de forma eficiente

A coordenação e gestão de um projeto de uma construção, sempre passa pela eficiência no controle da comunicação e qualidade das informações trocadas entre os envolvidos na concepção e desenvolvimento do projeto.

Geralmente os responsáveis pela orquestração desses dois aspectos são o Coordenador do projeto e o Coordenador BIM. Pensando na eficiência desse processo, a Coordly criou o Controle de Atividades. 

1. O primeiro passo para se ter uma melhor qualidade nas informações é estruturá-la a partir da tipologia ou natureza de cada informação que existe na troca de informações de um projeto. Criamos então as seguintes categorias de atividades:

• Tarefa
• Chamado de obra
• Suegestões

Cada categoria possui sua característica de acionáveis para o fluxo de informações ser melhor entendido pelas partes. Tarefas são acionáveis gerais que compreendem demandas de revisão das informações em cada etapa do processo. Chamado de obras são os acionáveis que vêm da equipe responsável pela Construção. Ou seja, após o processo de desenvolvimento dos projetos, ou durante para quando for o caso do início da obra ocorrer antes da finalização dos projetos. Por fim, os Sugestões são aqueles acionáveis que por padrão caracterizam informações sugestivas e não obrigatórias de uma revisão de informações do projeto.

2. Após a definição do tipo da Atividade, devem ser definidos: os Responsáveis, as Disciplinas envolvidas, um Prazo, a Visibilidade, a Prioridade, a Etapa, o Local e o Meio.

Os Responsáveis são aquelas pessoas que necessariamente precisam ter um usuário na plataforma para poderem ter acesso a essa ferramenta de troca de informações do projeto.

As Disciplinas também são aquelas que já fazem parte da Obra/Projeto e tem seus respectivos documentos gerenciados pela plataforma.

O Prazo será estabelecido para sinalizar aquelas tarefas que não forem atendidas até a data estabelecida. 

A plataforma se propõe a seguir as melhores práticas de interoperabilidade de dados entre plataformas. Por isso, a parametrização aqui apresentada já segue em parte o esquema do BIM Collaboration Format (BCF).

A Visibilidade determina quem pode visualizar as informações da atividade em questão. Visibilidade pública, determina que as informações estarão visíveis para todos. Já a visibilidade privada restringe a apresentação apenas para os responsáveis da atividade. Por fim, a visibilidade de rascunho é restrita a quem a está cadastrando uma determinada atividade na plataforma, não estando visível para todos.

A Prioridade define a ordem de apresentação das Atividades para que seja dada melhor visualização na plataforma para esses acionáveis que precisam de atenção prioritária.

A Etapa, Local e Meio são valores definidos livremente por Obra/Projeto, mas que têm a natureza de diferenciar uma Etapa no macroprocesso de Coordenação de projeto, como Projeto Básico, Pre-Executivo, Executivo, Detalhamento e etc. O Local é a definição física e espacial do acionáveis dentro do projeto. Ou seja, pavimento térreo, Sala do apartamento, etc. Por fim, o Meio é o registro da origem da informação como reunião de início, e-mail, telefone, etc.

A apresentação das Atividades se dá em colunas que classificam o status da atividade. Os status são: aguardando, pendente, resolvido e cancelado. Essa visualização permite um um controle fácil das demandas, podendo ser facilmente utilizada na aplicação de métodos ágeis de gerenciamento do projeto.